Las personas han creado distintas estrategias para lograr un mayor grado de efectividad en sus vidas y así poder cumplir con los objetivos. Hoy te hablaremos del time blocking y cómo utilizarlo.
El uso correcto del tiempo puede marcar una inmensa diferencia en el éxito de una persona en su día a día. Es por este motivo que se han desarrollado distintas estrategias para cumplir con las labores de forma efectiva en el menor tiempo posible. Una de las técnicas más populares de la actualidad es el time blocking.
Resulta impresionante la cantidad de cosas que dejamos de hacer o que hacemos mal por el simple hecho de no saber aprovechar el tiempo. La organización es la gran clave para la efectividad y una buena planificación puede llegar a tener un impacto realmente importante.
Absolutamente a todo el mundo le ha sucedido que han postergado tareas, han pasado horas extra trabajando, han olvidado cosas importantes… Esto, lamentablemente, es sumamente común.
En tiempos de pandemia, estos problemas se han multiplicado. Con gran parte de la población mundial trabajando desde casa, es mucho más probable que las personas desaprovechen el tiempo.
El hecho de no estar en un entorno laboral o de estudio como era lo normal, no ayuda para nada a las personas en su organización personal. Es aquí donde entran en juego las distintas estrategias para lograr la efectividad.
Existen miles de estrategias, técnicas y planificaciones prediseñadas para lograr un mayor grado de efectividad. Distintas mentes brillantes han logrado desarrollar planes sumamente efectivos para sacar el máximo provecho del tiempo.
Una de las técnicas más populares de la actualidad es el time blocking. Te diremos todo lo que debes saber sobre esta estrategia, de modo que puedas aplicarla a tu vida si así lo deseas.
Time blocking
El time blocking no es más que una estrategia para poder aprovechar de mejor forma el tiempo y lograr un mejor rendimiento. Esta técnica ha demostrado ser sumamente efectiva, lo que le ha dado una inmensa popularidad.
El objetivo del time blocking, como su nombre lo indica, es gestionar tu tiempo por medio de un sistema de bloques.
Muchas personas realizan cronogramas con todas las actividades y compromisos, dividiendo todo en días, semanas e incluso meses. Con bloques tan amplios, es sumamente sencillo acumular tareas y caer en el descontrol en la gestión del tiempo.
Es por esto que el time blocking propone todo lo contrario. La idea es organizar todas las actividades que debes realizar en el día en bloques por cortos períodos de tiempo. Es decir, en bloques de 30 minutos o 1 hora (recomendable).
Realmente, los bloques pueden tener cualquier duración, pero la idea es que estos no sean demasiado largos.
Al ser bloques con menos tareas, resulta bastante más sencillo ser organizado y cumplir con los objetivos planteados. Sin embargo, el time blocking va mucho más allá. Si bien el concepto es simple, su aplicación puede llegar a cambiarte la vida.
Principios básicos
Esta estrategia para la correcta gestión del tiempo funciona bajo un par de principios básicos que ayudan a la persona que la pone en práctica a aprovechar de mejor manera el día a día.
El primero de ellos es el armado de una planificación visual. Al tener todo el día dividido en bloques pequeños con pocas tareas se evitará la superposición de trabajo y limitarás al máximo las interrupciones.
El segundo principio es la agrupación de actividades similares. Haciendo esto evitarás pérdidas de tiempo por desconcentración, ya que al hacer actividades de la misma índole podrás saltar más fácilmente de una a la otra.
El cambio de contexto entre tareas suele ser perjudicial para la persona, por lo que se recomienda, en la medida de lo posible, que las tareas similares se ubiquen en el mismo bloque o en bloques cercanos en el calendario.
Si bien esto parece simple, realmente no lo es. Las personas, por lo general, no están acostumbradas a llevar una planificación tan precisa de sus actividades diarias y en espacios de tiempo tan específicos.
Por este motivo, es normal que muchos se desmotiven al no poder cumplir con las actividades de cada uno de los bloques de tiempo en los plazos estipulados. Esta práctica puede tardar meses o incluso años en ser totalmente asimilada por la persona que la aplica.
La práctica del time blocking requiere de una gran paciencia. Solo así se podrá hacer una adaptación de la nueva planificación de la mejor manera posible. De hecho, se estima que una persona común y corriente puede perfeccionar esta estrategia entre los 18 y 24 meses.
No confundir con el timeboxing
Es importante que no se confunda el time blocking con el timeboxing. Si bien ambas son estrategias para la correcta gestión del tiempo y las dos comparten muchas similitudes, es importante remarcar las claras diferencias entre ambas estrategias.
En el caso del timeboxing, la estrategia plantea encasillar en bloques por período de tiempo cada una de las tareas pendientes de forma individual. Esto imponiendo una hora de inicio y una hora de finalización de cada una de las tareas.
Esta técnica plantea la concentración máxima de la persona en la tarea que le compete en ese período de tiempo determinado.
Por otro lado, lo que plantea el time blocking es agrupar un conjunto de tareas similares en cada uno de los espacios de tiempo.
Efecto de la agrupación de tareas
En este sentido, es importante resaltar el efecto que puede llegar a tener la agrupación de tareas en bloques, en la efectividad que puede desarrollar la persona que pone en práctica esta técnica.
En principio, la idea de agrupar las tareas pequeñas similares es que, por separado, es sumamente sencillo que esas tareas cortas y menos importantes sean postergadas. Es por esto que esta estrategia plantea agruparlas y cumplir con el bloque como un solo objetivo.
El postergar constantemente estas tareas pequeñas hace que las mismas tomen mucho más tiempo de lo que deberían. De este modo se hace una mejor gestión del tiempo, logrando cumplirlas de manera efectiva.
¿Quiénes deben aplicar el time blocking?
Ya sabiendo exactamente de qué se trata esta estrategia, es necesario aclarar que esta no resulta igual de efectiva para todas las personas. Claramente, esto variará dependiendo del tipo de tareas que tenga cada persona en su día a día.
Una persona que tiene su cronograma repleto de reuniones o tareas de larga duración no verá tan efectivo el uso del time blocking.
En este sentido, se recomienda esta estrategia a las personas que suelen realizar muchas tareas en un corto período de tiempo, además de necesitar ayuda para concentrarse y poder cumplir con objetivos pequeños.
Las tareas cortas, pese a lo que muchos pueden llegar a pensar, pueden ser un inmenso problema a la hora de hacer una planificación y gestionar el tiempo de manera correcta.
Por esto, agruparlas y afrontarlas como un solo objetivo (bloque) resulta tan eficiente para quienes se ven en dificultades para organizarse.
¿Cómo poner en práctica el time blocking?
En muchas ocasiones, en la simpleza está la complejidad. Por esto suele ocurrir que las tareas simples se tornan tediosas y complicadas. Esto mismo ocurre a la hora de poner en práctica esta estrategia para la gestión del tiempo.
Para que logres hacer una buena planificación, te daremos algunos consejos para que armes tu plan.
1. Identifica todas las tareas que debes hacer a lo largo del día.
Claramente, para poder organizar tus tareas es necesario saber cuáles son. Por esto debes repasar todas esas cosas pendientes que tengas para el día o semana.
Una vez puesta en marcha la estrategia, se recomienda ir anotando de forma inmediata cada tarea o trabajo que surja en una lista de pendientes. Esto agilizará el proceso de planificar cosas a futuro, ya que tendrás cada tarea identificada desde antes de armar el cronograma.
Al momento de identificar las tareas también es de vital importancia saber a qué cosas darle prioridad. Lógicamente, no todos los objetivos son igual de urgentes o importantes. Esto debes tomarlo en cuenta para poder armar correctamente tus bloques de tiempo.
Esto también te ayudará a no postergar las tareas importantes. Ningún plan es infalible, y en algún momento sucederá que, por una u otra razón, termines el día sin haber cumplido con todo el plan de la jornada.
La idea es que, si esto llega a suceder, las tareas importantes estén ya completas y postergues los objetivos menos relevantes.
2. Identifica tus momentos de productividad
A pesar de que el concepto del time blocking es efectiva por sí misma, debes intentar potenciar esta estrategia por tus propios medios.
Todas las personas tienen picos más altos de eficiencia en ciertos momentos del día y es necesario que sepas identificar cuáles son tus horas de mayor productividad.
Al armar un cronograma con tareas, resulta sumamente útil fijar las tareas más complejas o los bloques con mayor cantidad de actividad justo en los horarios en los que te sientes más productivo.
De esta manera, lograrás aprovechar de mejor manera tu tiempo al potenciar esta estrategia con tus horas de mayor rendimiento.
3. Agrupa tus reuniones
En caso de que tengas varias reuniones a lo largo del día y que tengas la posibilidad, lo mejor es agruparlas. Tener distintas reuniones dispersas a lo largo de la jornada te restará efectividad en los plazos intermedios.
Es posible que una reunión coincida con tus horarios de mayor actividad o que te interrumpa mientras trabajas en otra cosa. Esto te va a llevar a perder tiempo, ya que luego deberás retomar una tarea incompleta habiendo ya perdido la concentración en lo que hacías.
De este modo, siempre y cuando esté en tus posibilidades, intenta organizar tu día de modo que tus reuniones sean una tras otra.
Esto lo puedes ver como un solo gran bloque de reuniones en tu cuadrícula diaria del time blocking.
4. Programa tus bloques.
Habiendo hecho todo lo anterior, es momento de armar tu cronograma diario y organizar tus bloques. Con las tareas identificadas y priorizadas, arma tu planificación de modo que puedas iniciar cuanto antes.
Toma en cuenta no solo tus horarios de mayor actividad, sino también tus horarios de comida y de descanso. Es necesario que no satures tu cronograma de tareas, ya que el cansancio te hará cada vez menos efectivo.
Es necesario que tomes en cuenta cada una de estas variables para poder seguir correctamente con esta estrategia.
5. Ten en cuenta los imprevistos
En muchas ocasiones llegan trabajos inesperados y situaciones que te obligarán a romper con tu rutina diaria.
En este sentido, es necesario que trates de tener un margen de tiempo para entregar tus trabajos o cumplir con los objetivos. De este modo, en caso de algún imprevisto, no comprometerás las tareas ya agendadas.
Cosas a tomar en cuenta
Es importante recalcar que el time blocking no es un plan infalible. Eres un ser humano y llegará el día en que no logres cumplir con todas tus tareas o que las mismas tomen más tiempo de lo que tenías estipulado.
Es justamente allí donde entra la organización y la prioridad de las tareas. Es necesario que te anticipes a estos escenarios de modo que, el día que falles, al menos hayas completado las tareas de mayor relevancia.
Así mismo, debes saber que tomará un tiempo conseguir afinar correctamente esta planificación. Una vez armado el cronograma, debes probar si te funciona e ir cambiando cosas en favor de tu efectividad.
También es importante que no dejes de lado tus tiempos libres. Parte de tener una planificación efectiva pasa por liberar cargas horarias en tu día a día. Siendo eficiente, culminarás tus tareas en menor tiempo y tendrás mayor tiempo para ti mismo.
Inicia con el time blocking
Sabiendo qué es y cómo funciona, es momento de que inicies con el time blocking en caso de que este se ajuste a tu forma de trabajo.
Comienza por saber que al principio será complicado y puede llegar a frustrarte. Sin embargo, a mediano y largo plazo, el time blocking puede ser la estrategia que cambie tu vida.