Millones de personas sueñan con abrir sus negocios en los Estados Unidos, pero muchos no saben cómo se lleva la contabilidad y la tributación en este país.
Manejar un negocio en los Estados Unidos conlleva estar al tanto de una infinidad de procesos burocráticos relacionados con la contabilidad y el pago de impuestos. Es por esto que es necesario conocer los conceptos básicos. Te diremos todo lo que tienes que saber sobre la contabilidad en Estados Unidos.
Como ocurre en muchos países del mundo, manejar un negocio supone distintos trámites burocráticos. La contabilidad y la fiscalidad son conceptos esenciales que toda persona interesada en abrir su negocio en los Estados Unidos debe conocer.
La contabilidad es esencial para poder mantener tus cuentas en regla ante las autoridades del fisco norteamericano. Sin embargo, la contabilidad en EE.UU. puede llevarse de múltiples formas, por lo que debes tener claro cuál te conviene.
Por lo general, las personas o empresas delegan esta responsabilidad a profesionales contables para no cometer errores. Sin embargo, antes de hacer esto, hay algunas cosas que debes saber antes de gastar tu dinero.
¿Qué es la contabilidad?
En términos generales, la contabilidad es la recopilación y registro de todos los datos relativos a las relaciones comerciales de una persona o una empresa.
La contabilidad cumple múltiples objetivos dentro de una organización. Sin embargo, en la mayoría de los casos se relaciona con la realización de informes fiscales.
Al presentar datos o comparecer ante el fisco, los datos proporcionados deben estar organizados de manera correcta. Es justo de esto de lo que se encargan los profesionales contables. Gracias a la contabilidad, las empresas pueden llevar un registro exacto de sus actividades y pueden determinar los márgenes de rentabilidad con los cuales operar para mantenerse dentro del marco legal.
¿Cómo se lleva la contabilidad en Estados Unidos de América?
Más allá de los propios términos de la autoridad fiscal local, no hay una fórmula exacta sobre cómo llevar la contabilidad de tu empresa en los Estados Unidos.
En las grandes empresas, suele existir el cargo de jefe de contabilidad. Este es un cargo específico de una persona especializada en contabilidad que se encarga de mantener todos los registros de las actividades financieras de dicha empresa.
Sin embargo, está más que claro que no todas las empresas están en la capacidad de poseer un departamento especializado en contabilidad. Hay pequeñas y medianas empresas que deben buscar otras alternativas para poder mantener su contabilidad en regla.
Es por esto que, en muchos casos, es el propio director general de la empresa quien lleva la contabilidad de la misma. Si bien es un ahorro significativo en personal calificado, es posible que el director, pese a sus conocimientos en otras áreas, puede no ser apto para esta función.
Vale recordar que los errores contables pueden figurar incluso como delitos ante la autoridad fiscal. Por ende, muchos optan por otra opción mucho más viable.
La última opción es contratar a un tercero para que se encargue de esta labor. En los Estados Unidos existen múltiples empresas a las que se puede acudir para que lleven los registros contables de una compañía en cuestión.
De esta manera, se puede contar con profesionales de la contabilidad para realizar la gestión de la empresa sin la necesidad de incluir cargos específicos dentro del organigrama.
Dato importante
Ningún reglamento especifica quién debe llevar la contabilidad de una empresa, por lo que prácticamente cualquier persona puede hacerlo. Sin embargo, un buen trabajo de contabilidad requiere de conocimientos tanto del trabajo en sí como de las leyes locales.
Recordemos que un buen contador puede evitar que una empresa incurra en infracciones e incluso delitos contables.
¿Cómo es la contabilidad y tributos en los Estados Unidos?
Como bien mencionamos anteriormente, uno de los fines principales de la contabilidad en este escenario es la fiscalidad en los Estados Unidos.
Si bien todo lo relacionado a la fiscalidad en los Estados Unidos puede parecer un proceso sumamente complicado y tedioso, puede ser entendido de una mejor manera de estar al tanto de los conceptos básicos.
Lo primero que debes saber sobre el pago de impuestos en los Estados Unidos es que estos se dividen entre los impuestos federales y los impuestos estatales. Los impuestos federales se pagan al Servicio de Impuestos Internos (IRS) y los impuestos estatales al Departamento de Ingresos (DOR) de cada estado.
Además de esto, hay que saber que existen distintos tipos de impuestos en los Estados Unidos. Concretamente, los impuestos para las empresas se dividen en 4 tipos.
Impuesto sobre la renta federal (Federal Income Tax)
El monto a pagar por las empresas al IRS varía dependiendo de las ganancias que posean las mismas. Desde el año 2018, las tasas sobre las ganancias de las compañías se sitúan en el 21%.
En el caso de tratarse de una sociedad LLC, las empresas se libran de pagar este impuesto a nivel corporativo. Los cargos impositivos se realizan de forma individual una vez se hayan registrado las ganancias.
En el caso de las CORP, las empresas están en la obligación de pagar el 21% correspondiente a las ganancias corporativas. Los accionistas, por su parte, también deben pagar entre el 10% y el 37% de sus dividendos.
Impuesto estatal sobre la renta (State Income Tax)
Este tipo de impuestos varía al 100% dependiendo del estado o jurisdicción que aplique para cada caso en particular. De hecho, ciertos impuestos se cobran en solo algunos estados, por lo que debes saber esta información antes de abrir tu negocio en los Estados Unidos.
Tomando como ejemplo al estado de Florida, una sociedad tipo CORP debe pagar al IRS un 4,5% de sus ganancias anuales con la excepción de los primeros 50.000 dólares de ganancias generadas. No obstante, las personas físicas están libres del cobro de este tipo de impuestos.
En el estado de California, por el contrario, una persona física paga entre el 1% y el 12,3% correspondientes al impuesto estatal sobre la renta. Las CORP, por su parte, pagan entre el 4% y el 9%.
Impuesto a las ventas (Sale Tax)
Este es el impuesto que se cobra cada vez que una compañía, sin importar su tamaño, concreta una venta. Este tipo de impuestos también varían en gran medida dependiendo del estado, ya que las distintas jurisdicciones cobran porcentajes diferentes.
Por lo general, este impuesto suele rondar un 7% del precio del producto o servicio vendido. Este porcentaje se suma al cargo que se le hace al cliente, a diferencia de otros países en los que se exige a los comerciantes incluir dichos impuestos en las etiquetas de precio.
Retención de impuestos y pago de impuesto estimado (Tax Withholding and Estimated Tax Payment)
Por último, se encuentra la retención de impuestos. Todos conocemos la declaración de impuestos anual, que por lo general se realiza al inicio del año fiscal. La recaudación se hace trimestralmente a lo largo del año.
Ahora, el Withholding/Estimated Tax Payment se refiere a todas esas recaudaciones de impuestos que se hacen a lo largo del año fiscal. Esto funciona, por decirlo de alguna manera, como una garantía de que la persona realizará su declaración de impuestos al finalizar su ejercicio fiscal.
Una vez realizada la declaración de impuesto, la autoridad fiscal hará el reembolso del monto retenido a lo largo del último año.
Se estima que este monto puede variar entre un 10% y un 37% de las ganancias obtenidas a lo largo de este período.
Recomendaciones contables para una empresa
Ya que conoces, a grandes rasgos, cómo funciona el sistema tributario en Estados Unidos, es momento de que tengas en cuenta algunas recomendaciones para mantener tu contabilidad en orden, de modo que puedas hacer correctamente tus declaraciones de impuestos como empresa.
Escoger bien el modelo de empresa
El tema fiscal debe ser abordado por los emprendedores desde incluso antes de iniciar con sus negocios en los Estados Unidos. El modelo de negocio puede impactar en gran medida en cómo llevar la contabilidad frente al IRS.
-Empresario por cuenta propia: se trata de un negocio no incorporado de un empresario por cuenta propia. En este caso, no existe ninguna diferencia entre el contribuyente y la empresa ante la autoridad fiscal.
-Sociedad colectiva: se refiere a un negocio no incorporado entre dos o más personas, que se maneja de forma similar a la empresa por cuenta propia.
-Corporación: al hablar de corporaciones o CORP nos referimos a entidades independientes que son propiedad de sus accionistas.
-Sociedades anónimas de tipo S: estas son las corporaciones que eligen transferir los ingresos, pérdidas, deducciones y créditos corporativos a los accionistas.
-Compañía de responsabilidad limitada (LLC): Son estructuras de negocios permitidas por las leyes estatales que permiten separar al accionista de la empresa.
Escoger el período tributario
Otro factor que debes tomar en cuenta es qué período tributario te conviene como empresario para poder comparecer ante el fisco.
-Año natural o año calendario: los doce meses consecutivos iniciados el 1 de enero.
-Año fiscal: los doce meses consecutivos finalizados en cualquier mes del año con la excepción de diciembre.
Solicitar tu EIN
Antes de iniciar tu actividad fiscal es necesario contar con el EIN, o número de identificación para el impuesto federal. Es decir, el número de identificación que tendrá tu negocio ante el IRS.
También se recomienda mantener actualizada toda la información en la base de datos del IRS. Esto incluye la dirección postal, ubicación y la información del titular de la empresa.
Paga tus impuestos
En los Estados Unidos es sumamente importante mantener limpio tu registro con el IRS, por lo que recomendamos estar siempre al día y con las cuentas lo más claras posibles para evitar posibles sanciones. Ten siempre presente que el régimen tributario en los Estados Unidos es de lo más estrictos del mundo.
Ayuda profesional
Tal y como mencionamos anteriormente, las legislaciones de los Estados Unidos no establecen de manera estricta quién debe llevar la contabilidad en una empresa.
En muchos casos, son los propios propietarios de las pequeñas empresas quienes deciden, en su intención de ahorrar dinero, llevar su propia contabilidad. Sin embargo, esto abre mucho espacio a los errores por desconocimiento, lo que te puede conllevar a tener problemas con la autoridad fiscal.
En este sentido, invertir en asesoría profesional puede acabar ahorrando grandes cantidades de dinero a las empresas. Es por este mismo motivo que las grandes compañías no escatiman en contar con todo un equipo de contabilidad para mantenerse dentro del marco legal y no quebrar ninguna normativa fiscal.
En el caso de empresas más pequeñas, que no cuentan con el poderío económico para tener personal especializado en la contabilidad de la empresa, la solución es acudir a un tercero.
Existen muchas empresas que prestan sus servicios de contabilidad a pequeñas y medianas compañías para poder llevar correctamente su contabilidad.
Esta es una excelente solución para esas empresas que no están capacitadas para tener su propio personal de contabilidad pero que sí desean tener todos sus datos contables en regla.
Vale recordar que los contadores poseen conocimientos sobre las leyes locales que te servirán como orientación para llevar a cabo tus actividades comerciales dentro del marco legal. Así mismo, lograrán corregir a tiempo cualquier irregularidad que pueda traerte problemas a la hora de declarar ante el IRS.
Gran oportunidad en los Estados Unidos
Ya sabiendo cómo afrontar la contabilidad en Estados Unidos puedes definir de forma mucho más organizada cómo planeas iniciar con tu propio negocio en territorio norteamericano.
Es de suma importancia que sepas, en todo momento, que respetar las normas será uno de los factores que te permitirá crecer en el mercado. El Gobierno de los Estados Unidos ofrece múltiples beneficios e incentivos para la inversión dentro del territorio, por lo que las oportunidades para tener un negocio exitoso están casi garantizadas.
En cualquier caso, es necesario contar con la información adecuada y la mejor asesoría para que la parte legal y tributaria no se convierta en un dolor de cabeza al momento de iniciar con tu negocio.
Busca a los asesores correctos y mantén tu contabilidad en orden desde el inicio de las actividades de tu nueva empresa en los Estados Unidos.