Para dirigir una empresa en los Estados Unidos se requiere del apoyo de personal especializado para ciertos procesos. Uno de los puestos más requeridos por las empresas es el de agente registrado.
Crear y dirigir una empresa en los Estados Unidos suele conllevar una gran cantidad de procesos burocráticos que las personas pueden no conocer hasta el momento que están dentro del negocio. Es por esto que existe la figura del agente registrado, siendo uno de los principales apoyos que necesita una empresa.
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Al ser dueño de una empresa LLC en los Estados Unidos, es necesario mantener en regla ciertos asuntos con el Estado. Esto va desde la comunicación directa con las autoridades, vigencia de documentos, redacción de informes, etc. Por lo general, especialmente en las empresas grandes, no son los propios dueños quienes cumplen con estas tareas.
Es justo para esto que se contrata personal especializado para estas tareas, como es el caso del agente registrado.
Antes de entrar de lleno en el rol que tiene un agente registrado en una LLC, es necesario repasar qué es exactamente una LLC.
¿Qué es una LLC?
Si estás interesado en abrir una compañía en los Estados Unidos, es probable que hayas escuchado de las LLC.
LLC son las siglas de Compañía de Responsabilidad Limitada. Esta no es más que una estructura de negocio permitida por las leyes de los Estados Unidos.
El objetivo principal de la LLC es separar a la persona física de la institución jurídica. Es decir, que los problemas financieros que pueda llegar a tener la compañía no afectan de forma directa a su propietario.
Esta estructura de empresas ofrece múltiples beneficios para sus propietarios. La creación de una LLC permite evitar la doble tributación y las restricciones de propiedad, además que este modelo permite que se abran empresas en los Estados Unidos desde el extranjero.
¿Qué hace un agente registrado?
En palabras simples, un agente registrado es esa persona que funge de vínculo entre una empresa y el Estado en territorio estadounidense. Es decir, es el que se encarga de que la empresa, en este caso la LLC, cumpla con todas las normativas que imponen las autoridades locales.
Su competencia abarca incluso la aceptación de diferentes documentos en nombre de la empresa, formularios, correspondencia oficial, notificaciones de la apertura de un proceso o citación.
Al tratarse de un estado federal, las legislaciones o reglas con respecto a los agentes registrados pueden variar de un estado a otro. En algunos estados, la figura del agente registrado es obligatoria para todas las empresas. Esto sin importar su tamaño e incluso si la misma se encuentra inactiva.
Muchos estados imponen que se nombre al agente registrado desde el momento en que la empresa es fundada formalmente. De lo contrario, esta puede exponerse a distintas sanciones.
¿Quiénes pueden ser agentes registrados?
Realmente, cualquier persona de la empresa puede asumir el rol de agente registrado, para ello requiere que la empresa lo designe como tal. Para cumplir este cargo es necesario cumplir con los siguientes requisitos:
- Tener mínimo 18 años de edad
- Suministrar una dirección fiscal en el Estado en el que se crea la empresa.
- Total disponibilidad durante el horario comercial de ese Estado
Sin embargo, esto no es lo más recomendable. Conocer la dinámica legal que rige a las empresas, sus obligaciones y la obligatoriedad de estar disponible ante cualquier eventualidad durante el horario laboral conlleva a pensar que este no es un cargo que deba asignarse a la ligera.
Resulta complicado que algún otro trabajador de la empresa cumpla con un rol doble. La disponibilidad horaria del agente registrado es fundamental para cualquier empresa. Por ello, privilegiar la contratación de un agente registrado profesional siempre es la mejor opción ante la ausencia de una persona experimentada en estas actividades.
Las empresas están obligadas a declarar la dirección desde donde operará el agente registrado (la oficina registrada). Esto funciona como medida de seguridad en caso de que se trate de una pequeña empresa manejada desde casa.
Contar con un agente registrado también facilita a las empresas extender sus operaciones a otros Estados. Al ser leyes federales, se requiere de una persona con conocimientos sobre cómo operar en ese otro Estado.
Esto te permitirá como dueño de empresa estar seguro de que se está operando de manera correcta, siguiendo las legislaciones de cada uno de los Estados. Esto libra de responsabilidades al propietario y directivos, además de evitar problemas como multas u otro tipo de sanciones.
¿Cómo elegir a un agente registrado?
Como sucede a la hora de elegir a cualquier otro miembro potencial del equipo de trabajo, es necesario contar con varias opciones y elegir a la persona más capacitada. Entre los aspectos que se deben considerar están:
- En primer lugar, es importante constatar qué tan funcional es la persona en el cargo. Los mejores agentes registrados son aquellos que no solo reciben documentos, sino que ofrecen servicios adicionales a la empresa. Por ejemplo, que se encarguen de la gestión de cumplimiento de la empresa como hacer los recordatorios oportunos para la presentación del informe anual, el cual es obligatorio para todas las entidades comerciales.
Así mismo, es importante que el agente registrado te envíe constantemente informes y recordatorios sobre otros documentos que deben ser presentados o revisados. Es responsabilidad de esta persona mantener al propietario de la empresa al tanto de los tiempos límite de toda la documentación necesaria.
- La disponibilidad es uno de los factores esenciales que debes tomar en cuenta a la hora de contratar a un agente registrado. Es necesario que cuentes con una persona que pueda contestarte de inmediato. Claramente, esto dentro de los horarios laborales.
- Ideal contar con uno que ofrezca cobertura completa en todos los Estados de los EE.UU.
La labor del agente registrado no es la misma en todas las empresas. Es por esto que hay una gran variedad de personas con distintas capacidades que pueden ser útiles para tu empresa en este puesto.
La elección del agente registrado debe ser en base a los parámetros de tu compañía. Es decir, elegir la persona que mejor se adapte a lo que tu negocio necesita, ya que no hay un estándar claro para el cargo.
Representante registrado
Otro de los puestos esenciales que debe cubrir un propietario de una LLC es el del representante registrado. Sin embargo, estos pueden llegar a ser confundidos con los agentes registrados, cuando su función no es la misma.
Los representantes registrados también son conocidos como representantes generales de valores, corredores de bolsa o ejecutivos de cuentas. Es decir que cuentan con licencia para la venta de valores. Estos deben estar patrocinados por una empresa registrada ante la Autoridad Reguladora de la Industria Financiera (FINRA).
Para obtener esta licencia, el aspirante al título de representante registrado debe ser sometido a las pruebas de la FINRA, específicamente a los exámenes de valores de Nivel 7 y Nivel 63.
Con la primera licencia, el representante registrado queda totalmente autorizado para comprar y vender valores, así como fondos mutuos, opciones, valores municipales y una serie de contratos variables. La segunda licencia autoriza al titular, a negociar anualidades variables y fideicomisos de inversión unitaria.
Los propietarios se apoyan en sus representantes registrados a la hora de negociar bonos o algún activo de la especialidad del mismo. Estos acaban siendo de gran apoyo para la junta directiva de las compañías.
LLC para extranjeros
Una de las principales ventajas que ofrece la estructura de las LLC son las facilidades que ofrece su apertura para extranjeros. Las legislaciones de los Estados Unidos permiten abrir una empresa en su territorio independientemente de dónde viva la persona.
Abrir una LLC se hace de forma rápida y sencilla. Los únicos requisitos para abrir una compañía son ser mayor de 18 años y contar con un pasaporte vigente. Cumpliendo con estas condiciones, el trámite se puede hacer completamente online.
En caso de que la empresa cuente con más de un propietario, el proceso es exactamente el mismo. Las legislaciones estadounidenses tampoco exigen que los propietarios sean de la misma nacionalidad o que residan en el mismo lugar.
El hecho de que las LLC puedan ser abiertas desde el extranjero implica que los propietarios no requieran de una dirección en los Estados Unidos, número de teléfono o identificación fiscal.
No obstante, en el caso de que la LLC cuente con dos o más miembros, IRS sí solicitará una identificación fiscal una vez se abra la compañía. Una vez registrada, la propiedad deberá presentar el EIN.
Gran oportunidad para los emprendedores
El Gobierno de los Estados Unidos fomenta la apertura de compañías en su territorio, por lo que ofrecen una gran cantidad de oportunidades a personas de todo el mundo. Esto también hace que sean muchas las personas que se interesen en abrir sus empresas allí.
Sin embargo, es necesario que todos sepan qué requisitos deben cumplir y cuáles son los procedimientos para poder registrar una compañía.
También es de suma importancia saber con qué especialistas se debe contar para que nada quede por fuera de las reglas. Contar con un agente registrado es algo que debe tener siempre en cuenta una LLC, sabiendo que en muchos Estados es obligatorio.
Lo más importante es que los interesados se mantengan informados de todo lo que requieren para abrir su empresa y mantenerla operativa de conformidad a la legislación. Un especialista es una inversión que puede ahorrar a los dueños de empresas una gran cantidad de dolores de cabeza.
Recordemos que un agente registrado se mantiene al tanto de que el empresario mantenga todos sus documentos en regla, para su presentación a las autoridades gubernamentales que así lo requieran.
