Si posees una empresa en territorio estadounidense, solicitar un EIN es una de las responsabilidades más importantes que debes cumplir para que tu compañía funcione de conformidad a las leyes. Sigue leyendo y descubre cómo obtener un EIN
El número de identificación del empleador o mejor conocido por sus siglas en inglés como EIN, es un formato que se usa para identificar a una entidad comercial. Por lo general, este número de identificación es necesario e importante para todo tipo de comercios. Ya que, este funciona como identificación para el control de la actividad tributaria.
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En otras palabras, el EIN es un número de identificación único, que se asigna a un comercio para que pueda ser fácilmente identificado por el servicio tributario. Toda empresa, local o compañía debe poseer una EIN para estar en regla con la administración de las leyes tributarias. Sus propietarios deben informarse sobre cómo obtener un EIN.
El EIN está reservado como un número de identificación para las empresas en el territorio de los EE.UU. Tu negocio necesita un EIN si cumple determinadas características, como la contratación de empleados o si declara ciertos tipos de impuestos.
¿Qué es el número de identificación del empleador?
El EIN es un formato de identificación de entidades comerciales que se desarrollan en el territorio estadounidense. Es un número único e irrepetible, que funciona como requisito indispensable para distintas actividades tributarias en una compañía.
Su formato posee nueve cifras que se distribuyen de la siguiente manera: XX-XXXXXXX.
De esta definición suelen generarse confusiones con el número de identificación del contribuyente o incluso con el número de Seguro Social. Algunas diferencias claras y proporcionadas por la IRS son:
- El número del contribuyente: es un identificador fiscal y general de contribuyentes.
- Número de empleador: es un número reservado para la identificación de entidades comerciales y registro de su actividad tributaria.
- El número de Seguro Social: es el identificador de contribuyentes reservado a personas físicas. Es decir, individuos naturales que cumplen los requisitos.
Tanto empresas como personas físicas tienen responsabilidades tributarias, pero de forma distinta y bajo circunstancias diferentes. Por ello, es importante saber las clases de responsabilidades que existen entre los tipos de contribuyentes.
Existe a su vez, una forma de identificación de contribuyentes llamado ITIN. Este es emitido a personas físicas que requieran de número fiscal, que no cumplen los requisitos para un número de seguro social. Usualmente extranjeros que residan en el país.
¿Cómo gestionar el trámite para obtener un EIN?
Solicitar un EIN no es una tarea difícil. Pero para gestionarlo, el negocio debe estar ubicado en territorio de los Estados Unidos y debe tener un responsable con su propio número de identificación de contribuyente.
El TIN o número de identificación del contribuyente es un requisito indispensable para diversos trámites. Tales como, presentar declaraciones de impuestos o reclamar los beneficios de un tratado tributario. Por lo tanto, es un elemento importante en toda documentación, certificación o todo aquello relacionado con los impuestos.
Uno de los requisitos principales para obtener el EIN es identificar al funcionario principal, socio general, otorgante, propietario o fideicomitente de la empresa en cuestión. Esta persona o entidad, es la que el IRS llama la «parte responsable» del comercio.
La persona encargada del comercio frente al IRS, debe presentar su número de identificación como contribuyente (número de seguro social) y demostrar que es la persona física responsable. Si la empresa posee más de un miembro o socio, tendrán que escoger a uno que asuma esta tarea frente a la Administración del país.
El IRS emite los EIN para identificar cada comercio e incluir información sobre el estado en el que está registrada la empresa. Tu negocio necesitará un EIN si deseas contratar empleados o si cumples los requisitos para ciertos tipos de impuestos.
Lo siguiente que debes hacer para solicitar tu número de identificación del empleador, será visitar la página en línea del IRS e imprimir el formulario. Este documento se puede identificar como Formulario SS-4. Posteriormente, debes completar el documento y tenerlo disponible a la hora de realizar el trámite. No olvides tener toda la información a la mano, para que logres culminar el proceso de forma sencilla, rápida y efectiva.
Formas de solicitar un EIN
Puedes solicitar tu EIN de diversas formas, todas de manera rápida y gratuita por la página del IRS. La seguridad de tu información dependerá de que utilices directamente las páginas del gobierno, sin intermediarios o páginas alternas.
La gestión del EIN es gratuita, ya que, se trata de un documento indispensable para obtener la legalidad en tu negocio. Las páginas del IRS advierten sobre esto, si el sitio donde presentas tu solicitud exige un pago, probablemente se trate de un fraude.
La solicitud puede hacerse de varias formas, cada una con sus comodidades y simplicidades:
Solicita tu EIN online
Este suele ser el método preferido de los solicitantes a la hora de gestionar su EIN. Una vez completada la solicitud en línea, la información se valida y se emite inmediatamente el documento de identificación. Esta rápida y segura opción, está disponible para todo el territorio estadounidense.
De forma online el proceso será rápido y sencillo, no tardarás demasiado llenando el formulario y esperando la validación de la información. El IRS trabaja rápidamente en la gestión de este método de identificación de empresas.
Solicita tu EIN por Fax
Existe la opción de enviar el formulario SS-4 completado a la dirección por fax del IRS. Es importante que antes de enviar dicho formulario, tengas la seguridad de que toda la información aportada es correcta y acorde a los requerimientos especificados en el documento.
Envía por fax el formulario SS-4PR al 215-516-3990. El servicio de Fax-EIN está disponible las 24 horas al día, los 7 días de la semana.
Si se determina que la entidad necesita un nuevo EIN, se te asignará uno utilizando los procedimientos apropiados, en el mismo plazo de tiempo. Debes asegurarte de colocar el número de fax de la persona responsable frente al IRS, de manera que puedan enviar un fax con el EIN en los próximos días.
Solicita tu EIN por correo
Para solicitar tu Employer Identification Number por correo, debes seguir pasos similares a cuando se hace por fax. Debes tomar en cuenta que el plazo de procesamiento de una solicitud de EIN recibida por correo suele tardar al menos unas cuatro semanas. Por ende, asegúrate de que el formulario SS-4 contenga toda la información requerida.
El número de identificación llegará en el tiempo establecido al correo del contribuyente o persona responsable.
Solicita tu EIN por número telefónico
Los solicitantes que se encuentren fuera del país pueden emitir su EIN llamando al número 267-941-1099. Podrás llamar a partir de las 6 am hasta las 11 pm (en horarios GMT-5 a GMT-7) de lunes a viernes. La persona que llame, debe ser la responsable de la empresa frente a la administración, y debe responder al momento las preguntas del formulario SS-4.
Del mismo modo, debes autorizar a una persona para que reciba el documento en el territorio. El poder que autoriza a este tercero, termina en el momento en que se haga la entrega del documento. La autorización debe estar firmada por el contribuyente responsable para corroborar su validez.
¿En cuánto tiempo se obtiene el EIN?
Si no hay problemas en el papeleo enviado, los EIN suelen estar en manos del contribuyente en menos de una semana. Sin embargo, es importante acotar que esta solicitud, a modo de prevención, deberás hacerla con anticipación al evento por el cual la estás solicitando. Ya sea porque debes presentar una declaración o efectuar un depósito, un tiempo margen entre la solicitud y el evento, es lo ideal para prevenir contratiempos.
La forma más rápida de obtener un EIN es solicitándolo por internet. Cabe señalar que, independientemente a la forma en la que se solicite, el proceso debe llevarse en el idioma inglés.
Si solicitas por fax tu EIN, en el plazo de una semana ya tendrás tu número de identificación en la dirección del contribuyente. Pero si lo solicitas por correo, lograrás obtener tu EIN en un margen de 4 o 5 semanas.
Cabe destacar que, el IRS tiene la flexibilidad de que si a la fecha de vencimiento de una declaración aún no has recibido tu EIN, podrás escribir las palabras «Applied for». Aunado a la fecha en la que solicitó la emisión del documento, en el espacio donde se anota el número de identificación, de manera que no sea un inconveniente para el proceso.
Por otra parte, si no la has recibido antes de la fecha de vencimiento de un depósito, podrás enviar el pago a la dirección del centro de servicio que proporciona tu estado. Realiza un cheque o giro pagadero al Servicio de Impuestos Internos y escribe en el pago tu nombre, dirección, tipo de impuesto, período a que aplica y fecha de solicitud del EIN.
¿Cuándo es necesario solicitar un EIN?
El EIN es un documento necesario para la mayoría de las empresas. Tu negocio necesitará un EIN si tienes empleados, si presentas cierto tipo de impuestos o si estás gravado como corporación o sociedad.
Sin embargo, existen otras razones por las que el EIN es indispensable en la documentación de un comercio. Estas razones pueden ser:
- Si la empresa debe declarar impuestos indirectos o impuestos relacionados a la comercialización de alcohol, tabaco y armas de fuego.
- Cuando la empresa retiene impuestos sobre los ingresos, pagados a un extranjero no residente.
- Para los casos en los que la empresa posee un plan de jubilación para trabajadores independientes.
Por lo tanto, puede que tu empresa no necesite de esta identificación, si no posee empleados o las características antes indicadas. En ese caso podrías identificarla con tu número personal de seguro en lugar del EIN. No obstante, la mejor decisión es sacar tu documentación completa desde el momento en que abres una cuenta bancaria para tu empresa o solicitas la licencia comercial.
¿Cuándo es necesario solicitar un nuevo EIN?
Luego de tener por primera vez tu número de identificación patronal (otra forma de llamar al EIN) podrías requerir de uno nuevo en determinadas circunstancias. Las EIN no son mudables de una empresa a otra, sin importar si el “responsable” frente al IRS es la misma persona.
En todo caso, debes tramitar una nueva EIN en el IRS si:
- Comienzas un nuevo negocio, empresa o asociación.
- Cambias de nombre o de dirección en tu empresa.
- Creas una nueva compañía después de la fusión con otra.
- Compras o heredas un negocio en funcionamiento.
- Cambias de tipo de negocio, de corporación a asociación, unipersonal a corporación, entre otros.
El EIN es un número único para cada empresa, no es reciclable ni traspasable de una a otra empresa. La empresa siempre mantendrá ese número para presentar las declaraciones de impuestos de sus negocios. Este se mantendrá como huella dactilar tributaria de cada empresa.
Información adicional sobre el EIN
Si estás solicitando el EIN por teléfono, te será de ayuda llenar el formulario SS-4 antes de ponerte en contacto con el IRS. De manera que, puedas agilizar el proceso de emisión del documento.
Los residentes de territorios administrados por Estados Unidos como Puerto Rico y las Islas Vírgenes se pueden comunicar con el IRS gratuitamente y en su idioma natal. Deben llamar al 800-829-1040 en horario de 7 am a 10 pm entre los días laborables de la semana.
Por otro lado, los residentes en EE.UU. pueden recibir su EIN por teléfono llamando al 1-800-829-4933. Los solicitantes internacionales deben llamar al 215-516-6999. Recordando que la persona que emite la solicitud debe ser el contribuyente responsable o persona autorizada por el mismo.
Al momento de designar un autorizado, este debe ser mencionado en el formulario SS-4 y debe ser enviado con la firma del contribuyente para su validación. Para próximas solicitudes fuera del país, el contribuyente deberá repetir el proceso.
Para obtener mayor información puedes ingresar a la página oficial del IRS.
El EIN forma parte de los documentos indispensables para todas las empresas que cumplan los requisitos de responsabilidad tributaria frente al Estado. Pensar la forma de cómo obtener un EIN es una necesidad para todo empresario en EEUU.
