La autogestión y organización son aspectos que influyen en casi todas las personas en el mundo. Getting Things Done plantea un sistema efectivo para ayudar a las personas a ser eficaces.
El dejar cosas para último momento es algo que a todas las personas les ha ocurrido en algún punto de su vida, o incluso que les ocurre frecuentemente. La autogestión puede llegar a ser bastante complicada para muchas personas, y es justo de esto que se trata el libro, Getting Things Done.
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Es muy común que las personas tengan problemas de organización o de autogestión. Este problema se ha hecho aún más evidente en tiempos de pandemia. Durante casi todo el año 2020, e inicios del año 2021, gran parte del mundo se vio en la obligación de trabajar desde casa.
Esto dejó en evidencia la necesidad que tienen las personas de contar con un itinerario, rutinas, o segundas personas que se encarguen de dictar ciertas directrices.
Este es solo un ejemplo de un problema que siempre ha existido. Con el aumento de los trabajos remotos, tanto por temas de pandemia, como por la evolución de los campos laborales y el auge de los trabajadores independientes, ha salido a la luz y quedado evidente.
Es por esto que han surgido muchas estrategias o sistemas de autogestión, y el libro Getting Things Done es uno de los más populares del mercado.
David Allen autor de Getting Things Done
David Allen es un consultor de productividad de los Estados Unidos, nacido en Shreveport, Luisiana en el año 1945.
Una particularidad de la vida del estadounidense es que asegura haber pasado por al menos unas 35 profesiones antes de cumplir los 35 años, algo sumamente curioso. Este es un dato no menor, ya que es de aquí que parten sus ideas de autogestión.
El consultor trabajó de mago, instructor de karate, camarero, como corredor de una agencia de viajes, y múltiples labores de áreas totalmente distintas. Dada su corta edad (para la fecha), algunos de estos trabajos los llevó a cabo en simultáneo. Esto lo llevó a generar estrategias para la autogestión que potenciaran su productividad.
Fue en la década de 1980 que empezó a aplicar todas sus teorías sobre productividad y estrategias de autogestión. Allen consiguió un contrato con la empresa aeroespacial, Lockheed Corporation para diseñar un programa de autogestión para sus gerentes y ejecutivos. Este fue el inicio de su carrera como consultor de productividad.
El estadounidense fundó David Allen Company, encargada exclusivamente a la productividad personal y el entrenamiento ejecutivo. Para el año 2001, hizo público el método Getting Things Done, que tuvo un inmenso impacto desde su primera edición. Este fue traducido al español como “Organízate con eficacia”.
Getting Things Done
En su principal obra, David Allen plantea un método de productividad en 5 pasos para una correcta autogestión y aprovechamiento del tiempo. A este sistema lo llama “método GTD (Getting Things Done)”.
Para este método, Allen plantea el uso de un conglomerado de listas y agendas, de modo que la persona tenga todo apuntado de una manera específica para cumplir eficientemente con sus asignaciones y tareas.
El método GTD se basa en 2 principios básicos. El primero, es el tener todo agendado por escrito, de modo que se garantice que la persona que lo aplique no olvide nada. El segundo, es aliviar o reducir en gran medida la carga mental.
Es elemental para el autor liberar la carga mental de pensar en las tareas pendientes. Según lo explica en su libro, de no tener todas las tareas correctamente apuntadas, la mente quedará envuelta en “ineficaces bucles de pensamiento” en momentos inoportunos, como el momento de ir a dormir. Esto afecta al descanso de la persona, haciéndola cada vez más improductiva y menos eficiente.
Teniendo todo por escrito, el cerebro confiará en las listas para recordar todas las tareas pendientes, eliminando estos bucles mentales y logrando desconectarse por completo en los momentos de descanso.
Sin embargo, este método va mucho más allá de apuntar en una lista las tareas pendientes. Estas deben estar subdivididas de la manera correcta para poder lograr el nivel de eficiencia planteado por el autor.
En líneas generales, la idea es tomar las tareas grandes e importantes, y subdividirlas en tareas más pequeñas con fechas concretas. Con objetivos más sencillos de alcanzar y una mejor organización, se puede llegar de forma más sencilla a la productividad.
Etapas del método GTD
El autor elaboró una metodología para hacer correctamente las listas de tareas, y ha dividido todo su proceso en 5 etapas: recopilar, procesar, organizar, evaluar y hacer.
Recopilar
Tal y como su nombre lo indica, la primera etapa del método Getting Things Done es la recopilación de las tareas pendientes. Allen explica que estas deben ser organizadas en una “bandeja de entrada” tal y como si fuera una interfaz de un correo electrónico.
Es importante que pienses en todas las tareas, citas, turnos, o incluso ideas que tengas previstas para una fecha en específico. Esto puede ir desde la entrega de un trabajo, una cita médica, o la fecha de pago de una factura.
Todas ellas deben estar anotadas, sea en notas adhesivas, una agenda, o incluso aplicaciones móviles que existen hoy en día en el mercado.
En primera instancia, es probable que esta primera etapa requiera de varios días para pensar en todas las tareas pendientes. Sin embargo, la idea es que, a partir de esa primera lista, se vaya anotando todo lo que vaya surgiendo en tu planificación, por lo que esta lista pasará a tomar solo unos minutos.
Es a partir de esta etapa que iniciará la cadena que te llevará a ser una persona mucho más organizada y efectiva.
Procesar
Una vez recolectadas todas las tareas, citas e ideas previstas para el futuro, llega el momento de filtrar y empezar a crear categorías para cada una de estas tareas.
Es importante que en esta etapa te limites a la clasificación de las tareas. Es decir, que aún no debes almacenar información adicional.
Para este paso, David Allen propone hacerte 3 preguntas que te ayudarán a procesar correctamente la información recopilada en el paso anterior. Estas son: ¿de qué tipo de tarea se trata? ¿hay acciones posibles para este momento? Y, ¿cuál es el siguiente paso?
Una vez hecho esto, es posible que te encuentres con algunas tareas para las que no se puede hacer nada al respecto de forma inmediata. En este escenario, debes decidir entre 3 opciones: desechar, archivar como material de referencia, o añadir en una lista de acciones a realizar en otro momento.
Organizar
Una vez categorizadas tus tareas, llegó el momento de organizar todo. Cada una de las tareas que requiera una acción deberá ser almacenada en las bandejas intermedias.
- Calendario: elabora un calendario únicamente para registrar fechas. Todas aquellas tareas pendientes, deben ser registradas en una lista de “próximos pasos”, o en su defecto, añadirlas a un proyecto.
- Proyecto: para el autor de Getting Things Done, cualquier tarea que requiera de más de un paso para ser realizada se califica como proyecto. Es en esta lista en donde estarán anotadas las tareas de mayor complejidad.
En esta lista, debes detallar todos los pasos a seguir para completar el proyecto, y fijar todas las fechas en el calendario.
- Próximos pasos: aparte de tu listado de proyectos, es necesaria una lista separada de próximos pasos.
- Espera: es necesario contar con una lista de todas las tareas que han sido postergadas o delegadas fuera de los proyectos. Estas deben contar con fechas de revisión fijadas en el calendario.
Evaluar
Claramente, no funciona hacer un listado organizado de tareas si no la revisas frecuentemente. Las listas del método GTD se deben volver parte de tu día a día, y es necesario que las revises incluso varias veces al día.
Allen también recomienda hacer revisiones semanales. Es decir, que inicies la semana dando un vistazo general de lo que se viene para los próximos días, y luego ir haciendo evaluaciones periódicas sobre la marcha.
Hacer
Por último y más importante, llega el momento de cumplir con las tareas anotadas en tus listas. En esta última etapa deberás tomar en cuenta 4 criterios: contexto, tiempo disponible, energía disponible y prioridad.
Contexto
Como ya debes tener al menos una lista de tareas hecha, es recomendable que pongas en contexto cada una de las cosas agendadas en el sistema GTD. Es decir, que especifiques cuáles son responsabilidades laborales, compromisos familiares, etc.
La idea de esto es que puedas aprovechar al máximo el tiempo, y sepas con exactitud qué tareas puedes hacer en un momento determinado. Un ejemplo claro es la espera en un consultorio médico. Claramente, las tareas complejas no podrás hacerlas en este tiempo muerto, pero sí podrás responder algunos correos electrónicos desde tu teléfono celular.
Al poner en contexto las tareas, evitarás leer las largas listas al momento en que encuentres un espacio para realizar o adelantar algún deber.
Tiempo disponible
Claramente, no debes iniciar tareas sin tener claro cuánto tiempo te van a tomar y cuánto tiempo tienes disponible. Quizá en tu hora de almuerzo puedas hacer un pago desde la aplicación móvil de tu banco, pero no podrás ir a hacer las compras de la semana.
Energía disponible
Un factor comúnmente dejado de lado en las listas de productividad es evaluar la energía disponible a la hora de hacer las tareas. El método Getting Things Done va más allá de tachar las tareas de la lista, sino hacerlo de la forma más eficiente posible.
Es necesario que evalúes bien cómo vas gestionando tus energías a lo largo de la semana. De este modo, fijarás las tareas más demandantes para los momentos en los que te sientas más apto para hacerlas.
Esto puede variar mucho dependiendo de la persona. Un ejemplo claro puede ser que tu tiempo de mayor productividad sea durante la noche, por lo que debes evitar fijar tareas demandantes para tempranas horas de la mañana.
Prioridad
Al momento en que encuentres un espacio para hacer o adelantar alguna tarea, es probable que te encuentres con dos o más opciones. Es en este momento que debes establecer las prioridades. La idea es que elijas siempre la tarea de mayor urgencia para ese momento.
Las prioridades siempre deben ir acordes a los criterios anteriormente mencionados. De lo contrario, no serás efectivo.
GTD resumen del libro
La organización es la clave para que cualquier persona alcance la eficiencia, y la inmensa mayoría de las personas no tiene claro como autogestionar su tiempo en base a las obligaciones y responsabilidades que tiene que cumplir. Es por esto que David Allen plantea este sistema de máxima efectividad para que consigas tus objetivos.
La gran base de todo este sistema, más allá de hacer listas con tareas e irlas tachando, es mantener baja la carga mental. Este es el eje principal del método GTD.
Logrando reducir la carga mental, la persona tendrá un mejor descanso, por lo que logrará ser cada vez más efectivo a la hora de centrarse en el trabajo o alguna actividad puntual.
Sin embargo, para llegar a este estado de tranquilidad, es necesario que la persona delegue toda esta preocupación por recordar sus obligaciones a las listas del sistema de autogestión.
El método es muy específico sobre cómo debe estar estructurado todo para que este dé resultados, por lo que debes hacer correctamente tus listas para tener esa libertad mental de saber exactamente qué tienes que hacer y cuándo lo tienes que hacer.
Algunas críticas
Es importante resaltar que este método es sumamente largo y estructurado, por lo que una de sus principales críticas es lo tedioso que puede resultar para personas sin tantas tareas.
Claramente, su nivel de estructura va enfocado a aquellas personas con muchas tareas por hacer, por lo que si tu vida es un poco más tranquila y no requieres de una planificación tan perfeccionista, quizá no merezca la pena algo tan complejo.
Por el contrario, si la gestión correcta de tu tiempo puede marcar una inmensa diferencia, este método de organización puede cambiarte la vida.
En todo caso, conocer las ideas de Getting Things Done siempre podrá serte útil para gestionar tus actividades y ser más productivo.
