El Acuerdo Operativo de una LLC es el contrato de carácter vinculante en el cual los socios de una compañía acuerdan cómo será su funcionamiento
Las compañías de responsabilidad limitada, son empresas que tienen personalidad jurídica. Es decir, son sujetos de derechos y obligaciones.
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Este tipo de empresas a diferencia de las Corporaciones, no cuentan con la figura de los accionistas, sino con los miembros o socios, quienes son los propietarios de la empresa. Estos obtienen participaciones dependiendo del número de socios o miembros que la constituyen.
Es importante resaltar que una de las características principales en este tipo de empresas es que los miembros o socios no ponen en riesgo su patrimonio particular. En otras palabras, las deudas u obligaciones de la empresa, no comprometen el patrimonio personal de los propietarios.
Para establecer el número de miembros o socios que conforma este tipo de compañías no existe límite. De esta forma pueden existir empresas que están constituidas por una sola persona. También existen empresas que están formadas por una gran cantidad de miembros y funcionan con los mismos parámetros.
La administración de la empresa puede estar a cargo de alguno de los miembros o propietarios, pero también se puede delegar a un tercero.
En la mayoría de los estados de EEUU no es obligatorio que las LLC cuenten con un operating agreement debido a la naturaleza de las compañías o sociedades de responsabilidad limitada. Sin embargo, siempre es conveniente establecer normas o reglas que permitan que su buen funcionamiento, no sea afectado por diferencias entre los miembros.
El acuerdo de operación justamente funciona para tener un marco regulatorio para la LLC. Esto es conveniente para que cada uno de los socios conozca su posición dentro de la empresa. y cómo proceder frente a ciertas situaciones.
¿Qué es un acuerdo operativo?
También denominado contrato operacional es un instrumento en el que se establecen los términos por los cuales se regirá la LLC. En otras palabras, es el documento que recoge el acuerdo de voluntades expresado por los miembros de la compañía de responsabilidad limitada para regir sus relaciones financieras y de trabajo en el marco de la compañía.
Este instrumento no es siempre obligatorio pero si no existen, las relaciones entre los socios relativas a la compañías se regirán por las normas del Estado respectivo. Esto implica, que los socios en cualquier momento pudieran verse constreñidos a acatar una norma que pudiera no ser conveniente para ellos o para la propia LLC.
Una compañía de responsabilidad limitada por lo general se crea con la sola presentación de un certificado ante el Estado correspondiente y los datos que incluye son el nombre de la LLC y la identificación relativa a la oficina del representante autorizado. De hecho, solo California, Delaware, Maine, Missouri y Nueva York requieren de este instrumento.
Es importante tener presente que si no se cuenta con el acuerdo operativo, las LLC se regirán por las leyes predeterminadas del Estado correspondiente.
Contenido del Acuerdo Operativo
En el acuerdo operativo las partes tienen libertad para pactar, siempre y cuando no contravengan la moral, el orden público y obviamente las leyes que rigen la materia.
Un aspecto que debes considerar al momento de redactar el acuerdo operativo es que su contenido se corresponda con la información que se presenta en el Departamento de Estado relativo a la organización.
Tal como ya se señaló, en el acuerdo operativo se definen los mecanismos a través de los cuales va a operar la sociedad. En él se deben establecer todos los elementos básicos de la participación de los miembros y el funcionamiento de la compañía. Como por ejemplo, los mecanismos relativos a la forma de resolver las diferencias que se pudieran presentar entre los miembros que forman parte de la sociedad.
Las normas de funcionamiento deben ser flexibles, preferiblemente se deben establecer por escrito, para evitar diferentes interpretaciones. Debido a que se trata de una empresa donde existe la posibilidad de tener muchos miembros o socios, las normas deben ser claras y deben contener la mayor cantidad de detalles.
Según sea el caso, al momento de elaborar el acuerdo operativo es recomendable tener en cuenta lo siguiente:
- Establecer lo relativo a las disposiciones de propiedad de la empresa.
- Definir cómo se realizará la asignación de ganancias y pérdidas.
- Establecer quiénes y cómo se tomarán las decisiones y qué tipo de mayoría se necesitará para un caso u otro.
- Definir quiénes tienen derecho a ejercer el voto en la toma de decisiones.
- Establecer el mecanismo de designación de la gerencia y administración.
- Señalar los derechos y obligaciones de miembros y/o gerentes.
- Establecer las disposiciones sobre la compra/venta de las participaciones.
- Reglamentar las disposiciones testamentarias y la protección de activos.
- Establecer los mecanismos sobre los aportes de capital a la empresa.
- Definir los mecanismos relativos a la incorporación de nuevos socios.
- Establecer cómo se transfieren las ganancias y los intereses a los miembros.
- Definir el mecanismo para la disolución o cierre de la empresa.
- Otros detalles propios de la actividad que desarrolle la LLC .
Estructura de un acuerdo de operación
Aún cuando no siempre es obligatorio la existencia de un Acuerdo Operativo una vez que éste se suscribe, es un documento que tiene carácter legal y vinculante para las partes. Siendo esto así, es necesario que esté bien estructurado, para poder cumplir con los fines legales y fiscales de la compañía. En este sentido debería contar con las siguientes partes:
Definiciones
En esta sección se establece una especie de guía sobre los significados de diferentes aspectos que se encuentran en el acuerdo operativo. En ese sentido, puede contener:
- Definiciones de los términos principales del acuerdo. Estos términos se deben resaltar, por lo que suelen escribirse en mayúscula o en negrillas a lo largo del documento.
- Se definen las abreviaturas utilizadas en todo el documento para facilitar la lectura. También se acostumbra establecer el significado específico con el cual se va a utilizar cada uno de los términos. Por ejemplo, quiénes son y qué hacen los gerentes. A qué se refiere cuando se habla, de la participación de socios o miembros y cómo se reparte. Cuando se habla de año fiscal, se expresa si se corresponde o no con el año calendario, etc.
Identificación
Se deben incluir todos los datos que permitan identificar a la empresa. En ese sentido, además de figurar el nombre completo de la empresa de responsabilidad limitada (LLC), también deben aparecer los siguientes datos:
- Tiempo de vigencia, aunque en la mayoría de los casos, la duración es ilimitada, en algunos casos particulares se puede establecer un plazo específico de vigencia.
- La fecha en la cual se constituyó la empresa.
- La dirección completa en la cual la empresa tendrá su oficina principal y, en caso que se pretenda tener sucursales, se debe también señalar y la dirección de cada una. De igual forma se debe incluir el nombre del responsable legal de la empresa, así como su dirección fiscal y electrónica
- Se debe establecer el propósito para el cual se constituyó la empresa.
- Incluir el número de miembros de la empresa, señalando sus nombres y direcciones.
- Las contribuciones y aportes realizados por cada miembro. Así mismo, debe definirse la naturaleza de esa contribución, por ejemplo, si fue en efectivo o aporte a inventario. Éste último refiere a los aportes en equipos de propiedad personal, en bienes muebles o inmuebles, etc.
- Las responsabilidades asignadas a los miembros o socios. Es decir, señalar cuáles son las funciones de los administradores y/ o gerentes. Debe aclararse lo relativo a que las deudas, obligaciones y otras responsabilidades pertenecen a la empresa, no a los miembros.
- Indicar el procedimiento para la toma de decisiones.
¿Por qué se debe firmar un contrato operacional de una LLC?
Dada la flexibilidad de este tipo de compañías es importante definir las reglas por las cuales se va a regir. Establecer cómo, dónde y cuándo son parámetros básicos para que una relación de negocios pueda funcionar.
Un acuerdo operativo de una LLC debe firmarse por las siguientes razones:
De procedimiento
Al momento de establecer un Acuerdo Operativo, se permite a los miembros o socios conocer y cumplir las reglas que rigen el funcionamiento de la empresa. Esto es totalmente conveniente para que cada miembro conozca sus obligaciones y hasta dónde llegan sus derechos.
De igual forma al tener reglas y normas claramente definidas, se evitan interpretaciones erradas, lo cual minimiza la ocurrencia de conflictos internos entre los miembros o socios.
Jurídicas y legales
Si la LLC no cuenta con un acuerdo operativo que refleje la voluntad de los miembros o socios de la empresa, tendrá que regirse por las normas que estén establecidas en el ordenamiento legal. Esto, en algunas circunstancias, podría ser menos conveniente para su funcionamiento.
Distribución de la participación de los socios
En las normas que se establezcan en el contrato operacional debe estar claramente definida la participación que le corresponde a cada uno de los miembros que formen parte de la sociedad.
Una consecuencia negativa de no contar con un acuerdo de operación, es el reparto igualitario de las utilidades de la empresa sin importar la inversión y/o trabajo de cada socio. Esto está establecido en la norma predeterminada de algunos Estados de EE.UU.
Administración y los roles de los socios de la empresa
En el contrato de operación se establecen las normas que regulan a la LLC. También se establecen los mecanismos a través de los cuales se designan a los administradores y gerentes de la empresa. Esto genera confianza y seguridad entre los socios de la LLC y facilita la toma de decisiones al respecto.
El acuerdo operativo de una LLC, minimiza los desacuerdos entre los miembros, puesto que las responsabilidades están claramente definidas. De esta forma, los socios no podrán eximirse de sus responsabilidades.
Cambios de membresía
El acuerdo operativo le permite prever cómo actuar ante el fallecimiento de cualquier socio, decisión de transferir la membresía, retiro voluntario, ingreso de nuevos socios, etc.
Terminación de la sociedad
En caso que algún socio quiera separarse de la compañía o los miembros estén de acuerdo en disolverla, el acuerdo operativo será la hoja de ruta para hacerlo.
También el contrato operativo es especialmente útil cuando se presentan problemas de viabilidad de la compañía. Sea por diferencias entre los socios o simplemente porque ya no sea viable económicamente.
El contrato operativo brinda la oportunidad de precisar el procedimiento que se debe implementar, para materializar el cierre o la liquidación de la sociedad.
¿Qué sucede si no se firma un acuerdo operativo?
Cuando las LLC no cuentan con un operating agreement todo lo relativo a su funcionamiento se regula a través de las normas de la legislación vigente que rigen el funcionamiento de las compañías de responsabilidad limitada. Estas normas pueden variar de estados a estado y los socios se exponen a normas que quizás no sean las más convenientes.
En definitiva, los Acuerdos Operativos, ciertamente ofrecen las normas y reglamentos necesarios para regular el funcionamiento de la empresa de responsabilidad limitada (LLC).
En el acuerdo operativo, se deben establecer la mayor cantidad de detalles sobre el funcionamiento de la empresa. De esta manera le otorga la legitimidad y las garantías necesarias al ejercicio de la gestión empresarial.
Los Acuerdos Operativos además se convierten en un elemento legal que tiene carácter vinculante, para las partes. Sin embargo, esto no quiere decir que sean documentos inmodificables, por el contrario, estos acuerdos pueden ser revisados y es conveniente actualizarlos y mejorarlos para que se puedan adaptar a los cambios y a las nuevas realidades de la compañía.
