Los Estados Unidos es uno de los destinos preferidos para los inversionistas, emprendedores y trabajadores. Dependiendo de cada condición les corresponde un tipo de identificación fiscal: EIN, TAX ID, ITIN o SSN.
Como en todos los países del mundo, hay ciertos temas legales que es necesario conocer antes de iniciar con un negocio o trabajar en los Estados Unidos. Por lo general, suelen presentarse confusiones con los requisitos fiscales. Siglas como EIN, TAX ID, ITIN y SSN generan dudas entre los interesados en emprender o trabajar en este país.
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Una de las principales preocupaciones de cualquier empresario o emprendedor al llegar a un país en particular son los términos fiscales. Bien es sabido que las normativas fiscales en los Estados Unidos son estrictas. Esto obliga a estudiar o buscar asesoría para gestionar correctamente el tema impositivo.
Internal Revenue Service (IRS)
El Internal Revenue Service o Servicio de Impuestos Internos (IRS) es el ente federal de los Estados Unidos que se encarga de la recaudación de impuestos. Así mismo, es el responsable del cumplimiento de las normativas tributarias.
Se trata de una agencia adscrita al Departamento del Tesoro de los Estados Unidos. Entre otras competencias tiene la de interpretar y aplicar las leyes tributarias federales.
La IRS es la agencia ante la cual toda persona, natural o jurídica, debe presentar las declaraciones y pagos de impuestos.
Para realizar el control de la situación fiscal de las personas existen distintos números de identificación. Entre estos están el EIN, TAX ID, ITIN y SSN. A continuación, te explicaremos qué es cada uno de ellos y cómo se diferencian entre sí.
Números de Identificación del Contribuyente
Existen varios números con los cuales una persona o una compañía se identifica ante el IRS en los Estados Unidos para trámites tributarios. Estos son necesarios para la declaración de impuestos, llenar formas y múltiples trámites burocráticos. De allí la importancia de saber a qué se refiere cada uno de ellos y en qué contextos aplican.
A pesar de sonar complicado, no es nada desconocido para los países hispanohablantes. Algunos de estos identificadores cumplen con la misma función del NIF en España, el RUT en Colombia y Chile, o el RIF en Venezuela. Sin embargo, en los Estados Unidos se usan varios identificadores.
A todo este conjunto de identificadores tributarios, el IRS los denomina como Taxpayer Identification Number, o Números de Identificación del Contribuyente (TIN). A estos también se les conoce como TAX ID, pero son las siglas TIN las que suelen utilizarse formalmente ante los organismos responsables de la legislación fiscal norteamericana.
Estos números son asignados tanto por el IRS como por la Administración del Seguro Social de los Estados Unidos. Es dentro de los TIN que se clasifican otros números o identificadores destinados a funciones más específicas dentro de la legislación tributaria.
En otras palabras el EIN, el ITIN y el SSN son, efectivamente TIN’s o TAX ID ante la IRS y la Agencia del Seguro Social estadounidense. Adicionalmente existen otros identificadores como el ATIN y el PTIN.
Según lo indica la propia página oficial del IRS, una persona o empresa debe proporcionar un TIN al momento de dar declaraciones de impuestos, certificaciones y otros documentos relacionados con los impuestos.
Dos de los escenarios en los que se requiere la presentación de un TIN es:
- Para presentar la declaraciones de impuestos
- Para reclamar los beneficios de un tratado en materia tributaria
Diferencias entre EIN, TAX ID, ITIN y SSN
Conocer las diferencias entre cada una de éstas siglas, te ayudará a entender mejor cuándo aplica unas u otras.
El EIN
Se trata del Employer Identification Number o Número de Identificación del Empleador. Éste se usa para identificar a entidades comerciales ante el IRS, sean estas LLC o CORP, por ejemplo. Este número también es requerido para gestiones relativas a los caudales hereditarios y fideicomisos que tienen ingresos por declarar ante la entidad tributaria nacional.
Solicitar un EIN en los Estados Unidos no es para nada complicado. El sistema del IRS emite dichos identificadores de forma totalmente gratuita.
Las formas tradicionales para solicitar este EIN son a través de FAX o correo, y se hacen presentando el Formulario SS-4, disponible en la página oficial del IRS para su descarga en formato PDF.
Sin embargo, dicho trámite se ha facilitado gracias a las solicitudes online. Este es el método más utilizado en la actualidad. Una vez que se completa la solicitud durante la sección en línea, la información es validada. Luego el EIN es emitido digitalmente de forma inmediata.
Es importante aclarar que este proceso en línea está disponible únicamente para las entidades localizadas en el territorio de los Estados Unidos.
En el caso de las solicitudes internacionales, se puede hacer vía telefónica en los horarios establecidos por el IRS. La persona que haga la solicitud debe estar autorizada a recibir el EIN y capacitada para responder las preguntas del Formulario SS-4 del organismo tributario estadounidense.
EL SSN
Las siglas SSN se refieren al Social Security Number, o Número del Seguro Social. El Seguro Social en los Estados Unidos, tal como ocurre en otros países, es un programa del Gobierno Federal que brinda asistencia económica a las personas que cumplan con ciertos requisitos.
Algunos de los beneficios de este programa están dirigidos a los jubilados, discapacitados o afectados económicos por viudez.
Para ser elegible para los beneficios del Seguro Social se requiere que la persona trabaje de forma legal en el territorio estadounidense, además de haber hecho aportes tributarios al IRS. De esta forma, la persona acumula un puntaje de crédito para el momento de su jubilación o en caso que algún imprevisto afecte su capacidad laboral.
El SSN no es más que la conexión entre el beneficiario y el Seguro Social, y consta de un número de 9 dígitos y una tarjeta. Esta tarjeta es requerida a cualquier persona que solicite un empleo de forma legal en los Estados Unidos. Así mismo, dicha persona la necesita si pretende optar por algunos de los beneficios del Seguro Social.
Por este motivo, la persona que solicite el SSN, necesariamente debe estar autorizada a trabajar de forma legal en el territorio estadounidense.
Requisitos
El requisito para ciudadanos americanos, nacidos dentro o fuera del territorio, es presentar un documento que certifique su ciudadanía, siendo mayor de 12 años. El solicitante será entrevistado por el Seguro Social.
En el caso de extranjeros sin ciudadanía, el trámite es similar. No obstante, se les solicitará una constancia de su estatus migratorio, sea esta para radicarse o contar con una visa de estudios. Cabe recordar que no todas las visas autorizan a la persona a trabajar en los Estados Unidos, por lo que el solicitante debe verificar su elegibilidad.
Cumplidos dichos requisitos, el solicitante debe imprimir, llenar y enviar los documentos a las oficinas del Seguro Social.
El ITIN
Las siglas ITIN se refieren al Individual Taxpayer Identification Number o Número de Identificación Personal del Contribuyente.
Este número se utiliza para el trámite de los impuestos. A diferencia del EIN, disponible únicamente para ciertos extranjeros residentes y no residentes. Estos también son válidos para sus cónyuges y dependientes que no pueden obtener un Número de Seguro Social (SSN).
Para solicitar este TIN, es necesario que la persona interesada llene el Formulario W-7 (SP), disponible para su descarga en PDF en la página oficial del IRS.
Una vez completado el formulario, este puede ser enviado por correo a la dirección descrita en el propio formulario. También es posible presentar la documentación de forma personal ante una oficina del IRS que tenga atención pública.
La otra opción válida, es realizar dicho trámite por medio de un agente tramitador. Deben encontrarse autorizados por el IRS para asistir y apoyar a las personas a solicitar su ITIN.
Un dato importante para las personas con ITIN o que estén por iniciar su trámite de solicitud, es que tomen en cuenta que al utilizar este TAX ID, no es posible reclamar el crédito tributario por ingreso del trabajo.
¿Qué son los ATIN y los PTIN?
A pesar de ser los más utilizados, los TIN’s antes mencionados no son los únicos números de identificación que existen en la normativa impositiva de los Estados Unidos. Existen otras alternativas especiales, como es el caso de los ATIN o PTIN, que solo son válidos para algunas personas en concreto.
El ATIN
ATIN son las siglas de Adoption Taxpayer Identification Number, o Número de Identificación de Contribuyente de Adopción. Este es otro identificador emitido por el IRS y es usado para niños en adopción nacional cuyos contribuyentes adoptivos no tienen o no pueden obtener el SSN.
Este será el ID que los contribuyentes adoptivos utilizarán en sus declaraciones de impuestos federales sobre la renta, al momento de identificar al menor mientras el trámite de adopción esté pendiente.
Este identificador es requerido para contribuyentes que deseen reclamar al niño como su dependiente, así como para optar por créditos por cuidado infantil.
Para tramitar un ATIN es necesario llenar el Formulario W-7A del IRS, y llevarlo personalmente a cualquier oficina del ente tributario que atienda al público. Este es un tipo de trámite que no requiere cita previa.
En caso de que el niño en adopción no sea nativo estadounidense, es necesario que cuente con una tarjeta de residente permanente o un certificado de ciudadanía.
En términos bastante generales, lo que se requiere para llenar el formulario antes mencionado son los datos de nacimiento del menor y de la agencia de colocación en la cual hizo vida el niño.
Vale recordar que el ATIN es un número de identificación fiscal temporal. Una vez que el proceso de adopción haya sido completado, los contribuyentes responsables deben obtener el SSN del niño. Así mismo, se debe notificar al IRS sobre la existencia del nuevo SSN del menor.
De cualquier forma, si el SSN no se presenta al IRS en un plazo de 2 años, estos invalidarán de forma automática el ATIN solicitado durante la adopción del infante.
Los solicitantes del ATIN recibirán la notificación por parte del IRS 18 meses después de que se le asigne el TIN al menor.
El PTIN
Por último, se encuentra el PTIN, que es el Preparer Tax Identification Number o Número de Identificación del Preparador de Impuestos. Este identificador es exclusivo para todos los agentes registrados para la preparación de declaraciones de impuestos en el territorio norteamericano.
El uso de este TIN no es opcional. Cualquier persona que perciba ingresos por preparar declaraciones de impuestos de otras personas, debe contar obligatoriamente con un PTIN. En caso de no contar con él, o tener uno anterior al año 2010, debe tramitar o renovar dicho número de identificación.
Esta solicitud, al igual que todas las anteriores, se hace por medio de la página del IRS, completando en este caso el Formulario W-12. Esta solicitud puede llegar a demorar entre 4 y 6 semanas.
Así mismo, en caso de ser un preparador extranjero y no poder obtener un SSN, se debe cumplir con un trámite especial que también se realiza por medio de la página del IRS.
Vale resaltar que, para cualquier agente preparador de declaraciones de impuestos, el PTIN es obligatorio. En caso que una persona decida ejercer esta función sin contar con dicho número de identificación, se expone a sanciones, órdenes judiciales, o incluso acciones disciplinarias del Código de Rentas Internas.
Regulariza tu situación fiscal
Las leyes de los Estados Unidos son sumamente estrictas tanto para los empresarios y emprendedores que hacen negocios en el territorio, como para los trabajadores.
Contar con la correcta documentación es esencial para mantener en blanco la situación fiscal de una empresa, así como para que el empleado trabaje legalmente y pueda optar así por los beneficios del Seguro Social.
Toda la información con respecto al EIN, TAX ID, ITIN y SSN están detallados en la página oficial del IRS, tanto en inglés como en Español. Si estás pensando en ejercer alguna actividad en los Estados Unidos, lo más conveniente es que te informes sobre cómo obtener el TIN que te corresponde, sea ingresando a la página o consultando en las oficinas del IRS en caso de que ya estés en los Estados Unidos.
